10 astuces pour optimiser vos réunions

ADOPTER un HORAIRE CONVENABLE pour TOUS

• Evitez le lundi matin trop tôt, prévoyez plutôt à partir de 9h30/ 10h
• Idem évitez les réunions trop tard en fin de journée

 CONTROLER la DUREE de la REUNION

• Prévoir une heure maximum, ensuite les participants décrochent
• La durée idéale est de 45 à 55 minutes
• Pour des réunions de 30 minutes maximum, vous pouvez proposer des réunions debout

 SELECTIONNER le NOMBRE d’INVITES

• Idéalement 8 à 12 personnes maximum
• Invitez uniquement les personnes qui ont un impact direct sur les sujets à l’ordre du jour

 DIFFUSER l’ORDRE DU JOUR

• Préparer en amont & envoyer un ordre du jour concis avec la liste des points à aborder, le nom des intervenants, le timing par sujet
• Indiquer l’objectif de la réunion

 PARTAGER les DOCUMENTS INDISPENSABLES en amont de la réunion

• Cela permettra de gagner du temps & que chaque participant puisse être au courant des tenants & des aboutissants pour la réunion

 VEILLER à ce que tout le MONDE prenne la PAROLE

• Permettez à chacun de s’exprimer, la diversité des points de vue est toujours intéressante & enrichissante
• Donnez un temps de parole équilibré à chacun

CONCLURE la REUNION avec un PLAN D’ACTION

• Idéalement synthétisez la réunion en quelques mots, définissez les prochaines étapes, les rôles, les tâches, les délais & la date de la prochaine réunion

LAISSER des TRACES ECRITES

• Prévoyez un compte rendu écrit envoyé à chaque participant, ainsi qu’aux absents, après la réunion

 En début de réunion, ASSIGNER DES ROLES

• Gardien du temps, responsable du compte rendu

EVACUER les PROBLEMES INTERPERSONNELS

• Eviter de gérer cela en réunion, proposez plutôt un point en one to one

 DISTINGUER le TYPE de REUNION

• Réunion de « projet » pour faire le point sur un projet/ un dossier ou
• Réunion d’équipe pour informer, fédérer, motiver l’équipe

Pour vous aider à la gestion de ce projet, vous pourrez utiliser la matrice RACI – RACI est l’acronyme de Responsible (réalisateur), Accountable (approbateur), Consulted (consulté), Informed (informé). C’est un outil d’affectation des rôles & responsabilités aux différentes parties prenantes d’un projet.

Pour aller plus loin,

• un livre : « La réunionite, ça suffit ! Les 10 questions qui changent les réunions » de Louis Vareille, Ed. Eyrolles
• un podcast « Comment manager à distance », du Germe, le Réseau de progrès des managers, pour apprendre à conserver l’attention de son auditoire en visio