10 astuces pour optimiser vos réunions

10 astuces pour optimiser vos réunions (et donc gagner du temps)

10 ASTUCES POUR OPTIMISER VOS REUNIONS (et donc GAGNER DU TEMPS)

Y’en a marre des réunions !

Les cadres passeraient plus de temps en réunion qu’en congés chaque année ! Voici quelques conseils pour lutter contre cette réunionite aiguée & organiser des séances les plus productives possible.

ADOPTER un HORAIRE CONVENABLE pour TOUS

  • Evitez le lundi matin trop tôt, prévoyez plutôt à partir de 9h30/ 10h
  • Idem évitez les réunions trop tard en fin de journée

 CONTROLER la DUREE de la REUNION

  • Prévoir une heure maximum, ensuite les participants décrochent
  • La durée idéale est de 45 à 55 minutes
  • Pour des réunions de 30 minutes maximum, vous pouvez proposer des réunions debout

 SELECTIONNER le NOMBRE d’INVITES

  • Idéalement 8 à 12 personnes maximum
  • Invitez uniquement les personnes qui ont un impact direct sur les sujets à l’ordre du jour

 DIFFUSER l’ORDRE DU JOUR

  • Préparer en amont & envoyer un ordre du jour concis avec la liste des points à aborder, le nom des intervenants, le timing par sujet
  • Indiquer l’objectif de la réunion

 PARTAGER les DOCUMENTS INDISPENSABLES en amont de la réunion

  • Cela permettra de gagner du temps & que chaque participant puisse être au courant des tenants & des aboutissants pour la réunion

 VEILLER à ce que tout le MONDE prenne la PAROLE

  • Permettez à chacun de s’exprimer, la diversité des points de vue est toujours intéressante & enrichissante
  • Donnez un temps de parole équilibré à chacun

CONCLURE la REUNION avec un PLAN D’ACTION

  • Idéalement synthétisez la réunion en quelques mots, définissez les prochaines étapes, les rôles, les tâches, les délais & la date de la prochaine réunion

LAISSER des TRACES ECRITES

  • Prévoyez un compte rendu écrit envoyé à chaque participant, ainsi qu’aux absents, après la réunion

 En début de réunion, ASSIGNER DES ROLES

  • Gardien du temps, responsable du compte rendu

EVACUER les PROBLEMES INTERPERSONNELS

  • Eviter de gérer cela en réunion, proposez plutôt un point en one to one

 DISTINGUER le TYPE de REUNION

  • Réunion de « projet » pour faire le point sur un projet/ un dossier ou
  • Réunion d’équipe pour informer, fédérer, motiver l’équipe

Pour vous aider à la gestion de ce projet, vous pourrez utiliser la matrice RACI – RACI est l’acronyme de Responsible (réalisateur), Accountable (approbateur), Consulted (consulté), Informed (informé). C’est un outil d’affectation des rôles & responsabilités aux différentes parties prenantes d’un projet.

Pour aller plus loin,

  • un livre : « La réunionite, ça suffit ! Les 10 questions qui changent les réunions » de Louis Vareille, Ed. Eyrolles
  • un podcast « Comment manager à distance », du Germe, le Réseau de progrès des managers, pour apprendre à conserver l’attention de son auditoire en visio

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