10 astuces pour optimiser vos réunions
10 astuces pour optimiser vos réunions (et donc gagner du temps)
Y’en a marre des réunions !
Les cadres passeraient plus de temps en réunion qu’en congés chaque année ! Voici quelques conseils pour lutter contre cette réunionite aiguée & organiser des séances les plus productives possible.
ADOPTER un HORAIRE CONVENABLE pour TOUS
- Evitez le lundi matin trop tôt, prévoyez plutôt à partir de 9h30/ 10h
- Idem évitez les réunions trop tard en fin de journée
CONTROLER la DUREE de la REUNION
- Prévoir une heure maximum, ensuite les participants décrochent
- La durée idéale est de 45 à 55 minutes
- Pour des réunions de 30 minutes maximum, vous pouvez proposer des réunions debout
SELECTIONNER le NOMBRE d’INVITES
- Idéalement 8 à 12 personnes maximum
- Invitez uniquement les personnes qui ont un impact direct sur les sujets à l’ordre du jour
DIFFUSER l’ORDRE DU JOUR
- Préparer en amont & envoyer un ordre du jour concis avec la liste des points à aborder, le nom des intervenants, le timing par sujet
- Indiquer l’objectif de la réunion
PARTAGER les DOCUMENTS INDISPENSABLES en amont de la réunion
- Cela permettra de gagner du temps & que chaque participant puisse être au courant des tenants & des aboutissants pour la réunion
VEILLER à ce que tout le MONDE prenne la PAROLE
- Permettez à chacun de s’exprimer, la diversité des points de vue est toujours intéressante & enrichissante
- Donnez un temps de parole équilibré à chacun
CONCLURE la REUNION avec un PLAN D’ACTION
- Idéalement synthétisez la réunion en quelques mots, définissez les prochaines étapes, les rôles, les tâches, les délais & la date de la prochaine réunion
LAISSER des TRACES ECRITES
- Prévoyez un compte rendu écrit envoyé à chaque participant, ainsi qu’aux absents, après la réunion
En début de réunion, ASSIGNER DES ROLES
- Gardien du temps, responsable du compte rendu
EVACUER les PROBLEMES INTERPERSONNELS
- Eviter de gérer cela en réunion, proposez plutôt un point en one to one
DISTINGUER le TYPE de REUNION
- Réunion de « projet » pour faire le point sur un projet/ un dossier ou
- Réunion d’équipe pour informer, fédérer, motiver l’équipe
Pour vous aider à la gestion de ce projet, vous pourrez utiliser la matrice RACI – RACI est l’acronyme de Responsible (réalisateur), Accountable (approbateur), Consulted (consulté), Informed (informé). C’est un outil d’affectation des rôles & responsabilités aux différentes parties prenantes d’un projet.
Pour aller plus loin,
- un livre : « La réunionite, ça suffit ! Les 10 questions qui changent les réunions » de Louis Vareille, Ed. Eyrolles
- un podcast « Comment manager à distance », du Germe, le Réseau de progrès des managers, pour apprendre à conserver l’attention de son auditoire en visio