La réunion idéale
La réunion idéale
🥹 « A peine rentrée & je n’en peux déjà plus des réunions ! »
Chaque année, les cadres passeraient➕de temps en réunion qu’en congés !
Il existe une solution formidable :
les 💫 REUNIONS DELEGUEES 💫 , qui permettent d’optimiser vos réunions en attribuant des rôles clés, tels que :
🔵 Le LEADER (souvent DG, manager), il prend les décisions, arbitre – seul rôle qui ne se délègue pas
🔵 L’ANIMATEUR, il prépare la réunion (ODJ, méthodes), anime en veillant à ce que chacun s’exprime, fait circuler la parole, reformule si nécessaire
🔵 Le POUSSE-DECISION, il rédige le compte rendu en séance, s’assure que les décisions sont prises
🔵 Le CADENCEUR/ TIME KEEPER annonce régulièrement le temps qu’il reste par sujet
🔵 Le META, il fait un feedback constructif en réunion, par ex. : « ce que j’ai apprécié c’est … », « peut-être que j’aurais aimé que … »
🖐 IMPORTANT : tous gardent le rôle de participant & les rôles tournent à chaque réunion
Voici quelques conseils :
✅ ADOPTER un HORAIRE & une DUREE CONVENABLE pour TOUS
Evitez le lundi matin trop tôt (plutôt à partir de 9h30/ 10h) & les réunions trop tard en fin de journée
Prévoir 1h max., au-delà les participants décrochent (durée idéale 45 à 55 minutes)
Pour des réunions de 30 minutes max., possibilité de réunions debout
✅ SELECTIONNER les PARTICIPANTS
Idéalement 8 à 12 personnes max., uniquement les personnes qui ont un impact direct sur les sujets à l’ordre du jour
✅ DIFFUSER l’ORDRE DU JOUR
Préparer en amont & envoyer un ordre du jour concis avec la liste des points à aborder, le nom des intervenants, le timing par sujet
Indiquer l’objectif de la réunion
✅ PARTAGER les DOCUMENTS INDISPENSABLES en amont de la réunion
Afin de gagner du temps & que chaque participant puisse être au courant des tenants & des aboutissants pour la réunion
✅ VEILLER à ce que tout le MONDE prenne la PAROLE
Permettez à chacun de s’exprimer (un temps équilibré pour chacun), la diversité des points de vue est toujours intéressante & enrichissante
✅ CONCLURE la REUNION avec un PLAN D’ACTION
Idéalement synthétisez la réunion en quelques mots, définissez les prochaines étapes, les rôles, les tâches, les délais & calez la date de la prochaine réunion
Envoyez un compte rendu aux participants et aux absents
❓ Qu’avez-vous envie de mettre en place ?